Zásady ochrany osobních údajů pro zaměstnance
BIDFOOD DÝŠINA a.s.
1 Obecná ustanovení
Na ochranu osobních údajů klademe velký důraz. Tyto Zásady osobních údajů vás informují o tom, jak společnost BIDFOOD DÝŠINA a.s. (dále jen „BIDFOOD DÝŠINA” nebo též „my“) získává, uchovává a dále zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti se správou a výkonem pracovněprávního vztahu s vámi, a jak dále s vašimi osobními údaji nakládáme a chráníme je. Osobními údaji jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, tedy vás, případně vašich rodinných příslušníků, pokud jste nám poskytli jejich osobní údaje.
Účelem těchto Zásad ochrany osobních údajů je informovat vás o (i) tom, jak shromažďujeme a zpracováváme vaše osobní údaje, (ii) vašich právech, jak a jakými prostředky je můžete uplatňovat.
Doporučujeme vám pečlivě se seznámit s těmito Zásadami ochrany osobních údajů.
2 Správce osobních údajů
Správcem vašich osobních údajů je BIDFOOD DÝŠINA a.s., se sídlem č.p. 408, 330 02 Dýšina, IČO: 252 30 484, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Plzni, sp. zn. B 782.
3 Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Správce údajů jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Kontaktní informace pověřence pro ochranu osobních údajů:
Jméno pověřence: Lukáš Dědek
telefon: 315706161
email: gdpr@bidfood.cz
Vezměte prosím na vědomí, že pověřenec pro ochranu osobních údajů se může v budoucnosti změnit. Aktuálního pověřence pro ochranu osobních údajů můžete vždy nalézt v Zásadách ochrany osobních údajů. Aktuální Zásady ochrany osobních údajů jsou uvedeny na intranetu společnosti na následujícím odkazu: www.bidfooddysina.cz/gdpr-zamestnanci.
4 Účel, rozsah a doba zpracování osobních údajů
4.1 Účely zpracování
Vaše osobní údaje zpracováváme několika různými způsoby pro odpovídající účely:
4.1.1 správa pracovněprávního vztahu - řízení pracovní činnosti a řízení zaměstnanců, včetně hodnocení, kariérního růstu a plánování nového obsazování pracovních míst, správa mezd, odměn, bonusů a jiných vyplácených částek a jejich přezkum, zdravotní péče, sociální zabezpečení a spořící plány, půjčky, školení, dovolené, povýšení, přesuny na jiné pozice, přemístění, stáže, vypracování analýz pracovních sil a jejich plánování, provádění tzv. background checks (ověřování referencí) v rozsahu přípustném dle právních předpisů, kárná opatření a ukončení pracovního poměru, organizace služebních cest, usnadnění komunikace se zaměstnanci, zajištění stravování zaměstnanců;
4.1.2 ochrana našich oprávněných zájmů – především ochrana majetku, zajištění bezpečnosti a obrana v případných sporech;
4.1.3 plnění právních povinností – např. povinnost odvádět daň z příjmu a příspěvky na sociální a zdravotní pojištění, povinnost vést záznamy a oznamovací povinnost, provádění auditů a plnění požadavků státních kontrolních orgánů nebo jiných orgánů veřejné správy;
4.1.4 účely vymezené ve vámi uděleném souhlasu se zpracováním – např. fotografie a videozáznamy můžeme dále používat pro účely blíže vymezené v uděleném souhlasu s jejich pořízením a zpracováním;
4.1.5 výběrová řízení a nábor nových zaměstnanců – osobní údaje uchazečů o zaměstnání ve společnosti BIDFOOD DÝŠINA a skupině Bidfood pro realizaci výběrových řízení a případné uzavření pracovněprávního vztahu.
4.2 Rozsah zpracování
Vaše osobní údaje zpracováváme v následujícím rozsahu:
4.2.1 údaje, které nám poskytnete při nástupu do zaměstnání, především:
jméno a příjmení, rodné a všechna další příjmení, rodné číslo, datum narození, číslo občanského průkazu, adresa trvalého bydliště, doručovací adresa, telefon, email, místo narození, rodinný stav, státní občanství, zdravotní pojišťovna, číslo bankovního účtu, údaje o vzdělání, název a adresa posledního zaměstnavatele, případně údaje o invaliditě;
identifikační údaje rodinných příslušníků;
4.2.2 údaje nezbytné pro mzdovou agendu, především údaje týkající se důchodů, srážek ze mzdy, sociálního a zdravotního pojištění v rozsahu požadovaném příslušnými právními předpisy;
4.2.3 údaje o pracovním zařazení a průběhu pracovněprávního vztahu včetně sledování docházky;
4.2.4 údaje získané v souvislosti s náborovým procesem v rozsahu, ve kterém byly poskytnuty uchazečem v průběhu výběrového řízení nebo získány společností BIDFOOD DÝŠINA v rámci provádění tzv. background checks (ověřování referencí) samostatně nebo od třetích osob, a to výlučně pro účely výběrového řízení pro konkrétní pozici, nebo se souhlasem uchazeče i pro další potencionální pozice ve skupině Bidfood. Dále výpis z rejstříku trestů prokazující bezúhonnost, doklad o nejvyšším dosaženém vzdělání, zápočtový list z předchozích zaměstnání, certifikáty o absolvovaném vzdělání;
4.2.5 údaje požadované podle imigračních předpisů, zejména občanství, údaje z cestovního pasu, místo pobytu, údaje o pracovním nebo pobytovém povolení;
4.2.6 údaje související s poskytováním benefitů, včetně závodního stravování a vyúčtování telefonních čísel převedených na BIDFOOD DÝŠINA;
4.2.7 údaje získané na základě předem uděleného souhlasu, např. fotografie a videozáznamy zaměstnance;
4.2.8 lokalizační a telematické údaje o pohybu služebních vozidel řízených zaměstnanci, především:
(i) lokalizační údaje ze systémů GPS o pohybu vozidel sbírané v pracovní době zaměstnance (resp. dokud není zařízení přepnuto do soukromého módu, ve kterém nedochází ke sběru lokalizačních údajů, jak je blíže uvedeno ve Směrnici o nakládání s osobními údaji);
(ii) údaje z tachografů, knihy jízd, údaje související s řešením pojistných událostí a dopravních přestupků;
(iii) údaje nezbytné pro splnění veterinárních povinností, především údaje o teplotě ve vozidle v místě vykládání zboží;
4.2.9 osobní údaje v souvislosti s monitoringem IT systémů, především IP adresa, vaše uživatelská jména a hesla, elektronický obsah vámi vytvořený nebo obdržený při užívání IT systémů BIDFOOD DÝŠINA za podmínek blíže uvedených ve Směrnici o nakládání s osobními údaji;
4.2.10 záznamy z kamerových systémů CCTV;
4.2.11 údaje o využívání služeb v našem e-shopu a zaměstnanecké kantýně;
4.2.12 vaše citlivé osobní údaje budeme zpracovávat výlučně ke splnění svých zákonných povinností (např. v souvislosti s vaším zdravotním postižením nebo pracovním úrazem) nebo na základě vašeho výslovného souhlasu, a to pouze v rozsahu dovoleném právními předpisy.
4.3 Doba zpracování
Vaše osobní údaje uchováváme po dobu nezbytně dlouhou a přiměřenou příslušným účelům zpracování, konkrétně po následující dobu:
4.3.1 údaje zpracovávané za účelem plnění smluvních povinností jsou uchovávány po dobu trvání příslušné smlouvy a po dobu maximálně jednoho roku po skončení pracovněprávního vztahu;
4.3.2 údaje zpracovávané za účelem ochrany našich oprávněných zájmů jsou uchovávány po dobu maximálně tří let od ukončení pracovněprávního vztahu;
4.3.3 údaje zpracovávané za účelem plnění zákonných povinností jsou uchovávány po dobu vyžadovanou příslušnými zákony, zejména z oblasti zaměstnanosti, zdravotního a sociálního pojištění, daní a archivnictví, či veterinárních předpisů;
4.3.4 údaje zpracovávané souvislosti s monitoringem IT systémů po dobu maximálně jednoho měsíce od jejich pořízení;
4.3.5 lokalizační údaje ze systémů GPS o pohybu vozidel po dobu maximálně 18 měsíců od jejich získání;
4.3.6 kamerové záznamy po dobu maximálně deseti dnů od jejich pořízení;
4.3.7 údaje získané na základě předem uděleného souhlasu (např. fotografie a videozáznamy) po dobu uvedenou v poskytnutém souhlasu s jejich zpracováním;
4.3.8 údaje získané v souvislosti s náborovým procesem po dobu maximálně tří měsíců od skončení výběrového řízení na danou pozici. Pokud jste nám poskytli souhlas se zpracováním pro účely případných budoucích náborových řízení, včetně kontaktování ohledně pracovních nabídek na jiné vhodné pozice jak ve Společnosti, tak v jiných společnostech skupiny Bidfood, potom maximálně po dobu tří let od udělení tohoto souhlasu.
5 Sdílení a předávání osobních údajů (příjemci osobních údajů)
5.1 Příjemci osobních údajů
Některé kategorie osobních údajů, které shromažďujeme výše popsanými způsoby, můžeme sdílet se třetími stranami, které zajišťují některé služby související se správou a výkonem pracovněprávního vztahu, využívání softwarových prostředků, zpracování mzdové agendy, poskytování benefitů či ochranu našich oprávněných zájmů. Tyto osoby jsou tak v postavení zpracovatelů osobních údajů. Vaše osobní údaje můžeme sdílet zejména:
5.1.1 s našimi dceřinými či sesterskými společnostmi ze skupiny Bidfood (jejichž seznam naleznete zde www.bidfood.cz/o-nas/spolecnosti), a to zejména za účelem administrativní podpory při správě vašeho pracovněprávního vztahu, monitoringu IT systémů a poskytování benefitů;
5.1.2 se subjekty spravujícími naše IT systémy a poskytujícími IT služby a telematiku za účelem využívání softwarových prostředků při správě pracovního poměru;
5.1.3 se mzdovými účetními za účelem zpracovávání mzdové agendy;
5.1.4 s poskytovateli příslušných benefitů za účelem jejich poskytování;
5.1.5 se subjekty zajišťujícími nábor zaměstnanců a inzerci pracovních pozic;
5.1.6 s externími právními zástupci pro ochranu našich oprávněných zájmů;
5.1.7 se státními orgány nebo jinými třetími osobami při plnění povinností dle právních předpisů.
5.2 Záruky
Se zpracovateli osobních údajů dle předešlého odstavce jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů (s výjimkou případů, kdy uzavření takové smlouvy není povinné, například při předávání osobních údajů státním orgánům), které zaručují nejméně stejnou úroveň jejich ochrany jako tyto Zásady ochrany osobních údajů.
6 Zabezpečení dat
Zavedli jsme a udržujeme přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší obchodní praxí odpovídající možnému hrozícímu riziku pro vás jako subjekt údajů. Zároveň zohledňujeme stav technologického vývoje s cílem chránit vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti příslušných zaměstnanců, kteří mají přístup k vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarová ochrana zařízení, na kterých jsou uložena osobní data atd.
7 Vaše práva jako subjektu údajů
Pokud uplatníte jakékoliv vaše právo podle tohoto článku nebo dle platných právních předpisů, informujeme o přijatém opatření nebo vymazání vašich osobních údajů nebo omezení zpracování v souladu s vaším požadavkem každého příjemce, kterému byly tyto údaje poskytnuty podle článku 5 těchto Zásad ochrany osobních údajů, pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.
Pokud si přejete uplatnit tato práva a/nebo získat podrobné informace, kontaktujte nás prosím prostřednictvím pověřence pro ochranu osobních údajů, jehož kontaktní informace jsou uvedeny v článku 3 těchto Zásad ochrany osobních údajů.
7.1 Co můžete požadovat?
V souladu s platnými právními předpisy máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, které jako správce osobních údajů zpracováváme, právo na jejich opravu, vymazání nebo přenos (např. přenos vašich osobních údajů k jinému poskytovateli služeb), právo podat námitky a také právo požadovat omezení našeho zpracování. Můžete také kdykoliv vzít zpět souhlas se zpracováním některých osobních údajů (např. fotografií a videozáznamů), pokud jste nám takový souhlas poskytl/a.
7.2 Oprava vašich osobních údajů
Podle platné právní úpravy máte právo na opravu vašich osobních údajů, které zpracováváme, pokud zjistíte, že jsou nepřesné nebo neúplné. Pokud si přejete uplatnit toto právo, kontaktujte nás prosím prostřednictvím pověřence pro ochranu osobních údajů.
Přijímáme přiměřená opatření k zajištění toho, abyste mohli udržovat vaše osobní údaje přesné a aktuální. Vždy nás můžete kontaktovat s dotazem, zda stále zpracováváme vaše osobní údaje.
7.3 Vymazání vašich osobních údajů
Můžete nás kdykoliv požádat o vymazání svých osobních údajů. Pokud nás oslovíte s takovou žádostí, smažeme bez zbytečného odkladu všechny vaše osobní údaje, které máme, pokud vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro plnění smluvních a zákonných povinností či ochranu našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše. Dále také smažeme (a zajistíme smazání ze strany zpracovatelů, které pověřujeme) všechny vaše osobní údaje v případě, že odvoláte svůj souhlas nebo pokud to bude vyžadovat zákon.
7.4 Odvolání souhlasu
Udělený souhlas ke zpracování některých osobních údajů (např. fotografií a videozáznamů), můžete kdykoliv odvolat bez uvedení důvodu. Pro tento účel kontaktujte prosím pověřence pro ochranu osobních údajů. V takovém případě vaše osobní údaje vymažeme postupem dle čl. 7.3.
Vezměte prosím na vědomí, že odvolání vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost jakéhokoliv zpracování prováděného na základě dříve uděleného souhlasu.
7.5 Zpřístupnění a přenositelnost vašich osobních údajů
Máte právo získat osobní údaje týkající se vaší osoby a osobní údaje, které jste nám poskytli. Pokud to budete požadovat, můžeme některé vaše osobní údaje (zejména ty údaje, které zpracováváme na základě plnění smlouvy a/nebo vašeho souhlasu) zaslat přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, pokud takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob, a pokud bude technicky proveditelný.
7.6 Námitky proti zpracování
Máte právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování osobních údajů zpracovávaných na základě našeho oprávněného zájmu, případně pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Pokud se na naší straně neprokážou závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebudeme osobní údaje dále zpracovávat.
7.7 Omezení zpracování
Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat vaše osobní údaje, omezíme zpracovávání vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby, nebo jiných omezených důvodů předepsaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení omezení a my budeme ve zpracovávání vašich osobních údajů pokračovat, budeme Vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.
7.8 Stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů
Máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracovávání údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu www.uoou.cz.
8 Aktualizace Zásad ochrany osobních údajů
Průběžně můžeme Zásady ochrany osobních údajů upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad ochrany osobních údajů se stanou účinnými po zveřejnění aktualizovaných Zásad ochrany osobních údajů www.bidfooddysina.cz/gdpr-zamestnanci.